Gestione degli Acquisti Scolastici per gli Enti Locali

L’idea per la realizzazione di questo software gestionale nasce in seguito alla collaborazione presso gli uffici della Pubblica Istruzione della Provincia di Firenze dove ho lavorato per tre stagioni consecutive a questo progetto, realizzando e mettendo a punto un prototipo che è tuttora in uso. Questo prototipo ha permesso di snellire i tempi di raccolta ed elaborazione dei dati rispetto agli anni precedenti grazie allo studio, alla realizzazione e all’attuazione di una procedura standard a cui hanno dovuto attenersi tutte le scuole.

Il punto di partenza è stata la progettazione e la realizzazione di un sistema di raccolta dei dati da inviare a ciascuna scuola per permettergli di effettuare le richieste di materiale. Le scuole hanno poi compilato il modulo di raccolta dati, restituendolo all’ufficio della Pubblica Istruzione, come allegato di posta elettronica ai nostri uffici. Qui il software ha analizzato e riversato i dati ottenuti nel database centrale, dove sono stati ulteriormente elaborati al fine di ottenere tutti i report necessari per le fasi successive del lavoro.

Per ulteriori informazioni contattare: storiediweb@gmail.com .

Visti i vantaggi che ottenuti con una prima e parziale automazione del sistema di gestione del piano acquisti scolastici, abbiamo riflettuto sull’opportunità di sviluppare ulteriormente il sistema in modo che fosse completamente gestibile (sia dalle scuole sia dalla Pubblica Amministrazione) da un browser collegato a Internet. Gli utenti si interfacceranno con il sistema attraverso un sito internet a cui potranno accedere con permessi e modalità diverse, in base al ruolo che i singoli attori svolgono nelle procedure di: richiesta, acquisto e consegna di materiale.

Acquisti Scolastici è dunque un programma gestionale che raccoglie ed elabora le richieste di materiale delle scuole agli Enti Locali attraverso Internet in uno scambio reciproco di informazioni. Acquisti Scolastici in particolare gestirà una serie di informazioni sulle scuole e sul materiale che hanno richiesto alla PA o che hanno ricevuto in dotazione.

Nel dettaglio il sistema permette:

Di avere tutti i dati relativi agli edifici scolastici (sedi e succursali) e degli altri enti di competenza (vedi ex-provveditorato per le Province) sempre aggiornati ed consultabili ed utilizzabili anche per altri scopi oltre alla gestione degli acquisti.
Un archivio storico di tutte le richieste effettuate da una scuola (o da un singolo plesso scolastico) e il materiale consegnato in un certo periodo di tempo. Impostazione di filtri per lavorare sulle richieste di un dato anno o di una serie di articoli particolare. Per esempio: le richieste di attrezzature per la manutenzione dei giardini, oppure gli articoli acquistabili per arredare i laboratori scolastici.
Saranno disponibili tutta una serie di report allo scopo di fornire la situazione generale o il dettaglio a seconda delle modalità di interrogazione del database.
Una semplificazione della comunicazione con le scuole per quanto riguarda gli acquisti di merce e la possibilità di avere, per mezzo di un’ampia varietà di report, resoconti dettagliati sulla situazione richieste/spese.

Gli uffici della Pubblica Istruzione dell’Ente Locale accederanno al database con privilegi di Super Utente e avranno la possibilità di caricare e aggiornare la lista di prodotti acquistabili dalle scuole e scegliendo le modalità e i tempi di gestione e smaltimento delle richieste.
Ciascuna scuola verrà dotata di un nome utente e una password con cui entrare in un’area protetta del sito da cui sarà possibile accedere alle informazioni che la riguardano.

Per ulteriori informazioni contattare: storiediweb@gmail.com .

Gestione Acquisti Scolastici

Software gestionale per gli acquisti scolastici in linea con le normative vigenti sugli Enti Locali

Nel dettaglio il sistema permette:

Schermate d'esempio